Vie de l’asso #7 : la gestion des activités

Objectifs généraux

Les activités, c’est ce petit plus toujours appréciable qu’on aime retrouver dans les conventions. C’est pourquoi une équipe est spécialement dédiée à leur sélection et à leur mise en œuvre !

En pratique, les tâches de cette équipe sont assez diverses. Dans notre organisation, le terme « activités » regroupe en fait tout le contenu culturel de la convention qui ne rentre pas dans les deux catégories suivantes :

• stands créa, édition, marchands et restauration (gérés par l’équipe stands) ;
• conférences et expositions pédagogiques (gérés par l’équipe conférences).

Ça laisse beaucoup de choses ! On y trouve les jeux, les quiz, les ateliers, le karaoké, l’espace lecture, le piano ambiance, la décoration des salles de la convention… mais aussi le cosplay et le live painting.

Dialogue avec les partenaires activités

Chaque année, nous recevons de nombreuses propositions d’activités.

Pour faire le tri dans tout ça, et y répondre rapidement, l’équipe activités respecte plusieurs critères :

Les demandes que nous recevons sont parfois pertinentes, quelques fois complètement farfelues ; mais le plus souvent simplement en dehors de nos domaines d’action. Cela peut aller de la classique demande de concert J-Music (une trentaine, chaque année), à des activités de culture traditionnelle japonaise (ikebana, origami, shōgi, etc.), en passant par des stands de tournoi de jeu vidéo. Mais on nous a aussi proposé des spectacles de magie ou d’hypnose.

Malgré tout, n’hésitez pas à proposer vos activités ! Nous sommes toujours à l’écoute de nouvelles propositions.

Lorsqu’une activité paraît intéressante et respecte les critères de la convention, l’équipe activités dialogue avec les personnes porteuses du projet pour en définir la faisabilité. Selon leur nature et leur importance, les activités peuvent prendre place dans différents espaces de la convention :

La scène activités

Élément central pour l’ambiance de la salle d’exposition principale, la scène activités est mise à disposition des associations et des personnes porteuses d’activités, qui s’y relaient durant toute la convention. Elle est pourvue de tables et de chaises, d’une estrade, d’un écran, d’un vidéoprojecteur et d’une sonorisation qui suffisent pour beaucoup d’entre elles.

Lors du dialogue avec nos partenaires, l’équipe activités voit quelles activités ils ou elles veulent effectuer sur cette scène. Elle répartit ensuite les durées de passage en fonction du contenu et des autres événements qui ont lieu dans la convention.

Parmi les groupes qui ont pu utiliser cette scène lors des précédentes éditions, on peut citer feue la Brigade SOS Francophone ou Vocaloid.fr. Mais dernièrement, elle est surtout utilisée pour les jeux et quiz de Forum Thalie, les ateliers des Amis de l’Imprimé populaire et bien entendu pour s’ambiancer avec Karaoke Mugen.

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Si la scène activités est relativement polyvalente, il y a bien sûr des disparités de besoins entre les différents groupes qui l’occupent. L’équipe activités dialogue alors avec les équipes technique et logistique pour lui fournir les outils nécessaires.

Par exemple, pour leurs ateliers de création de fanzine, Les Amis de l’Imprimé populaire ont besoin de tables supplémentaires, de crayons, de gommes et de feutres. L’équipe logistique est donc prévenue pour pouvoir fournir le matériel adéquat.

Forum Thalie

Karaoke Mugen

Le karaoké est présent à Jonetsu depuis la première édition. Il répond à une problématique pas si anodine : comment faire pour chauffer l’ambiance de la convention lorsque la salle commence à peine à se remplir ? Nous n’avons jamais trouvé plus efficace qu’un petit karaoké des familles.

L’équipe activités s’évertue donc à fournir du karaoké au public en début et fin de journée, pour qu’il arrive et parte sur une note joyeuse. Lors des premières éditions, nous faisions appel à d’autres associations pour gérer le karaoké, comme Epitanime ou Bakanim’.

Depuis l’émergence du projet Karaoke Mugen, ce dernier a toute sa place à Jonetsu. Totalement interactif et sous licence libre, il voit sa base de données s’agrandir de jour en jour : vous êtes pratiquement sûrs d’y trouver l’anisong dont vous avez envie ! Il est en outre administré par des personnes que nous connaissons bien, et cela permet une certaine souplesse. Jonetsu est même l’occasion pour eux de faire des tests “grandeur nature”. La sortie de la version 2.5, lors de Jonetsu Ⅳ nous a d’ailleurs donné quelques sueurs froides.

Amis de l’Imprimé populaire

Les stands activités dédiés

Les activités qui nécessitent une mise en place spécifique durant toute la durée de la convention se voient attribuer un stand dédié. Mais, bien entendu, notre espace limité rend parfois les choix assez difficiles. Car si les activités sont là pour mettre de l’ambiance et vous faire passer un bon moment, il ne faut pas que cela soit fait au détriment des autres stands.

Lors de la conception du plan de salle, l’équipe activités travaille donc avec l’équipe logistique et l’équipe exposants, pour que personne ne soit lésé. Elle veille en particulier à faire en sorte que les stands d’activités susceptibles de produire du bruit ne soient pas placés trop proches les uns des autres, évitant ainsi toute escalade de montée en volume. Rassurez-vous : en général, les différents postes sonores sont gérés par des groupes suffisamment sensibilisés à ces problématiques pour qu’il n’y ait pas de souci.

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La taille de nos espaces et la répartition entre nos salles nous forcent souvent à ruser. Certaines activités spécifiques comme le live painting ont une influence directe sur la structure même du plan de la salle d’exposition. D’autres sont placés dans des endroits stratégiques en terme de passage du public, d’exposition à la lumière, de proximité à une prise électrique, etc. L’équipe activités doit composer avec tous ces paramètres en permanence.

Live painting

Le live painting est aujourd’hui une des activités phares de la convention, mais il avait initialement été complètement improvisé. Lors de Jonetsu 1.0, nous n’avions pas reçu suffisamment de demandes de stands créatifs pour remplir toutes les tables à disposition (ça fait bizarre aujourd’hui avec nos plus de 140 demandes !). Notre cher Al Grimm a donc proposé d’utiliser la table libre pour organiser cette activité, mettant ainsi en avant le travail des artistes.

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Le principe du live painting n’a pas bougé depuis, mais le stand qui lui est dédié a connu beaucoup de mouvements, gagnant en importance au fil des éditions. Il dispose désormais d’une petite scène rien qu’à lui, et de plusieurs rangées de chaises pour que les gens puissent regarder en étant tranquillement installés.

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Cela illustre bien le travail de l’équipe activités ; réfléchir chaque année à de nouvelles façons d’exploiter au mieux les espaces pour des activités cohérentes et enrichissantes.

Pour le live painting, elle communique évidement beaucoup avec l’équipe technique, chargée de trouver le matériel informatique et d’apporter des solutions de captation. Mais les échanges sont aussi soutenus avec l’équipe exposants, qui se charge de demander à tous les artistes présents dans la convention s’ils ou elles souhaitent participer, et ainsi créer un planning pour définir l’ordre de passage sur le stand.

Parfois, l’équipe conférences viendra aussi y mettre son grain de sel, pour faire passer les dessinateurs et dessinatrices que nous invitons en conférences. C’est ainsi que Yann le Gall, Stanislas Brunet et Yukio Takatsu ont pu y faire un passage.

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Espace lecture

Depuis l’établissement de la convention dans la ville de Bourg-la-Reine, Nijikai collabore assez souvent avec la municipalité pour divers projets en plus de la Convention Jonetsu. L’un de ces projets annexes consiste en l’organisation, conjointement avec Forum Thalie, de projections en médiathèque, réalisées dans la médiathèque François Villon de Bourg-la-Reine.

Comme d’autres projets annexes avant lui, ce projet a fini par alimenter la Convention Jonetsu elle-même. En effet, suite à cette collaboration, la médiathèque nous a proposé de fournir du matériel pour réaliser un espace de détente et de lecture au sein de la convention.

L’équipe activités supervise la mise en place de cet espace avec les responsables des projections et la coordinatrice de la médiathèque.

Le matériel fourni comprend des chariots, des grilles d’exposition, des tapis et poufs, ainsi que quelques mangas. Pour compléter l’offre de lecture, l’équipe dirigeante de la convention fait appel à nos différents éditeurs partenaires, qui fournissent des titres de leur catalogue. Chattochatto, Ki-oon, Ototo, Ofelbe et H2T ont ainsi pu contribuer à cet espace de découverte. Les Amis de l’Imprimé populaire, dont nous parlions plus haut, fournissent aussi des fanzines à partir de leur impressionnante collection. Enfin, les membres de l’association Nijikai prêtent des titres de leurs propres bibliothèques.

Initialement situé dans les Colonnes, cet espace a ensuite été déplacé à l’Agoreine, pour profiter de son ambiance plus calme et libérer de la surface d’exposition à destination des artistes et autres stands.

Cosplay

Activité habituellement reine des convention, le concours de cosplay n’a été mis en place à Jonetsu qu’à partir de sa troisième édition.

Avec notre espace limité, notre réflexion principale a d’abord été bien plus pratique : “Comment accueillir les cosplayeurs et cosplayeuses dans des conditions acceptables ?”. La priorité a donc été mise sur des choses plus modestes qu’un concours : avoir des vestiaires cosplay corrects nous semblait plus vital et plus simple à mettre en place que l’organisation d’un concours.

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À partir de Jonetsu 3.33, l’ajout de l’Agoreine nous a enfin permis de pouvoir réaliser un concours dans de bonnes conditions. La gestion du cosplay est devenue depuis lors une des plus grosses parts du travail de l’équipe activités.

Pour en gérer les différentes facettes, l’équipe nomme un ou une responsable cosplay, qui a la charge de se concentrer sur cette activité spécifique.

Stands liés au cosplay

L’une de nos premières idées pour permettre aux cosplayeurs et cosplayeuses de s’épanouir dans la convention a été de mettre en place un stand de photo. Pour cela, l’équipe activités contacte chaque année des personnes spécialisées, comme le photographe et cosplayeur Kayaba. L’emplacement de ce stand est lui aussi étudié : le hall de l’Agoreine offre un environnement cloisonné qui permet au photographe de maîtriser le jeu de lumière qu’il veut appliquer.

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À force de recherches et de prise de contacts, nous nous sommes rapprochés du café cosplay Kame’n Créa. Leurs membres ont montré un fort intérêt pour la convention et ont participé sur plusieurs plans lors de Jonetsu Ⅳ. Nous leur devons la mise en relation avec Les Capteurs de l’Imaginaire, qui ont repris le stand photo, et la proposition d’un stand SOS Cosplay, pour que les cosplayeurs et cosplayeuses puissent réparer leurs costumes sur place, ce qui a été très apprécié.

Cosplay is not consent

Concours et défilés sur la scène conférence

Par le passé, la Brigade SOS Francophone avait déjà organisé des concours de cosplay aux Utopiales, à Nantes. Ses membres officient parfois désormais chez Nijikai et Forum Thalie. Cette expérience a permis à notre équipe de se concentrer sur ce qui était important pour faire du concours une réussite.

Dans la démarche éducative de la convention, y inclure un défilé libre où chacune et chacun a la possibilité d’expliquer son choix de personnage et de présenter la réalisation de son costume nous a semblé très cohérent. Les bons retours de tests effectués par Forum Thalie nous ont conforté dans ce choix.

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Pour la préparation des passages cosplay sur scène, le ou la responsable cosplay prépare le règlement du concours et du défilé libre, conjointement avec le ou la responsable activités.

Le système d’inscriptions a été récupéré de la Brigade SOS Francophone, et est toujours maintenu par notre chère équipe technique. Le ou la responsable cosplay doit donc s’accorder avec elle pour l’ouverture des inscriptions. Tout au long de la durée de celle-ci (deux mois environ), il ou elle va ensuite vérifier et valider les demandes de chaque personne participant, en solo ou en groupe. Il ou elle dialoguera avec elles pour être sûr que tout le nécessaire soit à disposition :

• Les fichiers audio et vidéo à passer lors des prestations
• Les indications des besoins en matériel (table, chaises, etc.)
• Les références des personnages pour le jury

En parallèle, le ou la responsable cosplay contacte des cosplayeurs ou cosplayeuses de notre connaissance ayant de l’expérience pour faire partie du jury.

Il faut également savoir que chaque année, la municipalité de Bourg-la-Reine s’implique beaucoup au niveau du cosplay, fournissant même de très beaux trophées pour les gagnants du concours. L’un des représentants de l’équipe municipale donne même de sa personne aux côtés du jury.

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Pour le dialogue avec la ville, le ou la responsable cosplay s’appuie évidemment sur notre équipe logistique, spécialiste des contacts municipaux.

Activités transversales

Si on peut déjà dire du cosplay qu’il est transversal, vu qu’il n’est pas limité à un lieu bien particulier dans la convention, il existe d’autres activités qui n’ont pas d’emplacements spécifiques mais qui prennent appui sur le reste du contenu. Souvent créées directement par nos équipes, elles servent à mettre en valeur certains aspects de la convention ou à en améliorer l’ambiance.

Poulet Code

Le Poulet Code est une activité introduite à Jonetsu 2.0. Il s’agit d’une petite chasse aux QR Codes sur les différents stands créa de la convention. Une fois scanné, chaque code propose une question à laquelle il faut répondre. En ayant répondu juste à toutes les questions, on gagne une petite récompense offerte par la convention !

Pensée comme une chasse aux trésors, le but avoué de cette activité est d’inciter de façon ludique le public à explorer les différents stands des exposants, et à s’arrêter plus longtemps sur leurs productions. Elle a été proposée par Keul, infatigable membre de l’équipe technique, qui s’est chargé de sa mise en place depuis le tout début.

Pour créer des questions, un tableur Google est rempli par l’équipe activités ou par tout membre de l’association souhaitant y participer.

Le nombre de questions (et donc de codes) varie chaque année. Lors de Jonetsu 3.33, la répartition dans deux salles avait été mal gérée, et nous avions créé trop de questions, ce qui avait découragé bon nombre de visiteurs à participer. Leur nombre a ensuite été revu pour permettre de réduire la difficulté du jeu.

Piano d’ambiance

Introduit à Jonetsu 3.33, c’est maintenant une activité récurrente de Jonetsu. Son principe est assez simple : jouer du piano dans les salles de la convention pour leur apporter une ambiance musicale chaleureuse.

Tout le monde peut en théorie y participer, mais elle est principalement animée par Ziassan et Zano, qui y jouent des morceaux tirés de l’univers de l’animation et du jeu vidéo. Leur matériel est simple : il se compose d’un piano numérique, d’un tabouret et d’une tablette numérique.

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Le choix des morceaux s’effectue selon plusieurs critères : il faut des musiques connues des interprètes, leur plaisant suffisamment pour avoir envie de les jouer et dont le niveau technique ne soit pas hors de portée.

Le catalogue s’étoffe petit à petit, et les membres de l’association sont régulièrement invités à faire des propositions. L’équipe activités agrège les demandes et les soumet aux interprètes pour qu’ils ou elles puissent travailler les morceaux les plus intéressants. Lors de la prochaine édition, n’hésitez pas vous aussi à proposer votre morceau favori !

Les affiches des toilettes

Les plus fidèles visiteurs auront remarqué que nous plaçons chaque année dans les toilettes des images d’anime choisies avec goût.

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C’est, encore une fois, l’équipe activités qui a l’honneur d’avoir la charge de ces images.

Tout au long de l’année, les membres de l’association sont invités à remplir un dossier sur Google Drive dédié à cette « activité ». Leur sélection est ensuite prise très au sérieux avec des réunions importantes et des débats enflammés pour choisir les meilleures images possible. Leur impression et disposition sera ensuite assurée par notre courageuse équipe logistique.

Gestion des planning activités

Vous avez pu le remarquer depuis le début de cet article, on vous parle de beaucoup d’activités différentes. Il convient donc de coordonner tout ça. En particulier, il faut veiller à ce que les activités les plus en vues n’aient pas lieu en même temps qu’une conférence majeure ou qu’une séance de dédicaces très attendue.

Vous vous souvenez peut-être du fichier de planning qui était présent dans l’article sur l’équipe conférence :

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L’équipe activité s’occupe d’y placer les différentes activités qu’elle a en charge, en concertation avec l’équipe conférence et l’équipe exposants. Vous pouvez voir qu’elle a accès à plusieurs colonnes :

D’autres activités comme les séances de piano ou le Poulet Code sont laissés libres et ont lieu « en continu » durant toute la convention.

Conclusion

Pour résumer, l’équipe activités est celle porteuse des contenus les plus diversifiés, et peut-être celle qui doit composer avec le plus de paramètres différents pour leur mise en place. Heureusement, elle peut compter sur les autres équipes et sur des partenaires de confiance pour lui faciliter la tâche !