Vie de l’asso #1 : la gestion des stands

C’est avec une énergie encore plus débordante de PASSION que nous lançons une nouvelle série d’articles, dédiés à ceux qui travaillent à la mise en place de Jonetsu : les membres de l’association Nijikai. Venez découvrir les coulisses de la convention dans cette série de la rentrée !

Nous allons attaquer par l’équipe Stands, qui est entièrement dédiée aux stands d’exposition / vente de Jonetsu.

Objectifs principaux

Le rôle de l’équipe Stands est de veiller à l’accompagnement de toutes les personnes qui exposent dans la convention avant, pendant et même après l’évènement.

Répondre aux questions et informer les personnes sur l’évolution de leurs dossiers représente donc une grosse partie de son travail. Mais elle gère également d’autres aspects auxquels on pense moins, tels que le placement des stands au sein de la salle des Colonnes, le jury des stands Créas ou la mise en place de la galerie d’exposition de la salle.

Note de la rédaction : nous portons votre attention sur le fait que cet article comporte des ressources visuelles issues de plusieurs éditions de Jonetsu. Il est donc normal que certains visuels, termes ou dates ne correspondent pas entre eux au sein de l’article.

Gestion des stands Créas

Règlement et déroulement des inscriptions

Organiser une convention, c’est bien ; mais dit comme ça, ça peut paraître un peu vague. Pour vous aider à y voir un peu plus clair, voici une frise chronologique des différentes étapes et phases que l’équipe Stands doit gérer pour une édition de Jonetsu. Celles-ci seront développées tout au long de cet article.

Bien entendu, toutes ces étapes sont vastes et chacune d’entre elles consiste en réalité en de multiples tâches. Afin de garder un suivi sur l’avancement du projet, l’équipe Stands utilise comme ses équipes sœurs l’outil Trello avec un tableau qui lui est dédié.

La première chose à faire concernant les inscriptions est de définir clairement le cadre dans lequel elles devront se dérouler.

Chaque année, bien avant l’ouverture des inscriptions, l’équipe Stands passe en revue différentes choses :

Mais ce n’est pas tout ! Il y a également une pléthore d’autres documents, scripts d’automatisation ou encore de processus que l’équipe Stands doit revoir en amont de certains points charnières de l’organisation de la convention.

Ce n’est qu’une fois ces points mis à jour que l’équipe Stands peut se tourner vers l’équipe communication pour réaliser les annonces d’ouverture des candidatures.

Phase de candidatures

Une fois l’annonce faite, les candidatures commencent à arriver. Commence alors un long travail de suivi.

Chaque nouvelle candidature renseignée dans le formulaire d’inscription crée une ligne dans le fichier de gestion des stands. L’équipe Stands en est notifiée et se charge de vérifier que la candidature est complète et en règle. S’il manque des pièces au dossier, le responsable stands contacte les personnes pour leur demander des compléments. Il les ajoutera ensuite dans le fichier de gestion.

Une fois la candidature validée comme étant en règle, un mail est envoyé automatiquement à la personne responsable de la candidature, lui récapitulant les éléments principaux de son dossier. Ce script a été créé sur mesure par l’équipe Stands et doit être régulièrement maintenu et mis à jour avant le début de la phase de candidature.

Jury des stands Créas

Depuis la première édition de Jonetsu, un jury procède au tri des dossiers afin de sélectionner les stands qui pourront occuper l’espace de la convention. Bien évidemment, l’équipe Stands participe au jury des stands Créas. Mais, là encore, avant de pouvoir tenir un jury, il faut tout d’abord en cadrer le fonctionnement.

En parallèle du suivi des inscriptions, l’équipe Stands élabore donc plusieurs choses :

• Les critères utilisés pour analyser les différentes candidatures.
  Ils sont révisés chaque année pour les rendre plus justes et plus faciles à utiliser. Ils peuvent comprendre la qualité technique des artistes du stand (en moyenne), l’originalité générale du stand, la proportion entre fanarts et originaux, la diversité des produits proposés…
  
• La composition du jury.
  Traditionnellement, il est composé de quelques membres de l’association et d’artistes de nos connaissances. Bien entendu, les artistes du jury ne peuvent pas candidater à l’édition en cours. L’équipe essaie d’équilibrer le nombre, la parité et la diversité des profils au sein du jury. Le but est de rendre la délibération relativement courte tout en évitant d’avoir trop de biais personnels.
  
• Les règles de déroulement du jury.
  En pratique, chaque juré dispose d’un certain temps pour effectuer son classement personnel. Une fois ce délai atteint, les copies sont mises en commun, révélant un classement provisoire. Le jury se réunit alors pour débattre. Chaque membre du jury peut présenter un certain nombre de candidatures qu’il souhaite défendre pour que les autres révisent, s’ils ont été convaincus, leurs évaluations sur ces dossiers.
  Les temps impartis, le nombre de candidatures à défendre et bien d’autres détails sont repensés chaque année en tenant compte des précédentes itérations et du nombre de candidatures enregistrées. Toutes ces informations sont compilées dans un fichier nommé « Guide du jury stands » qui est transmis à toutes les personnes y prenant part. Ce fichier doit bien entendu être mis à jour avant qu’il n’ait lieu.

Une fois tout cela défini et les jurés briefés, le jury peut avoir lieu. Enfin, après la fermeture des candidatures, bien entendu. 😅

Placement des stands

L’équipe Stands, en étroite collaboration avec l’équipe Logistique, se décarcasse chaque année pour faire rentrer toujours plus de stands. Si vous venez à Jonetsu depuis quelques années, vous avez peut-être remarqué que la disposition de la salle a déjà changé de nombreuses fois ! Le but est d’accueillir un maximum d’artistes, tout en conservant un environnement vivable et en veillant à ne privilégier personne.

Nous vous parlons de placement des stands, mais vous pensez peut-être que c’est étrange de passer de l’étape du jury des stands à leur placement sans passer par la case « réponse du jury » ? Et pourtant c’est bien dans cet ordre-ci que l’équipe Stands procède. Mais pourquoi donc ?

En effet, nous proposons une certaine modularité dans nos offres de stands qui ne nous simplifie pas la tâche. Lors de la conception de notre plan de salle, nous mettons un point d’honneur à ce qu’il y ait un espacement toutes les deux tables, permettant ainsi aux personnes de sortir facilement de leur stand.
Exemple pratique :

Sauf qu’en appliquant cette logique, s’il reste 3 tables (6 modules) à attribuer à des stands comme indiqué sur le schéma ci-dessus, ce n’est pas pour autant que l’on peut y caser deux stands demandant chacun 3 demi-tables (3 modules). C’est donc un véritable Tetris qui a lieu à chaque sélection des stands pour tenir à la fois compte du classement du jury, mais aussi du choix de module de chaque candidature ! Mais attention, ce n’est pas pour autant que le nombre de modules pris par un stand influe sur son classement lors du jury ! Cette information n’est d’ailleurs pas communiquée aux membres du jury.
Voilà donc la raison pour laquelle le placement des stands fait partie intégrante de la sélection des stands et qu’il n’a pas lieu après les annonces des résultats du jury.

C’est également pour cette raison que la liste d’attente est réalisée en incluant un certain nombre de chaque type de modules de stands, pour parer à toute éventualité en cas de désistement ! Ce qui arrive plus souvent qu’on ne le pense.

Lors de cette étape, c’est aussi bien les stands Créas que Édition, Commerce, Restauration et Activités qui sont placés sur le plan. Ne souhaitant pas regrouper les stands selon un même « type » au sein de la convention, vous pouvez observer à chaque édition de Jonetsu que les stands Créas côtoient des stands Édition ou Commerce, par exemple.
Ce qui implique également que la liste de tous les autres partenaires demandant un stand doit être établie avant la phase de placement !

Finalisation des inscriptions et de la sélection

Une fois que le jury a eu lieu et que le plan de placement est terminé, nous avons finalement la liste des stands sélectionnés pour cette édition. Il reste maintenant à faire connaître les résultats de toutes les demandes de candidatures aux personnes intéressées.

À chaque édition de Jonetsu, c’est plus d’une centaine de candidatures de stands que nous recevons. Autant dire que répondre à chacune de ces personnes à la main prendrait un temps considérable ! C’est pourquoi l’équipe Stands a réalisé il y a plusieurs éditions un script automatisant l’envoi des réponses du jury pour chaque candidature.

Si envoyer un mail identique à plusieurs dizaines de personnes pour leur annoncer qu’elles n’ont malheureusement pas été sélectionnées est techniquement très facile, l’envoi d’un email à un destinataire précis contenant en pièce jointe un contrat et une facture nominative est plus complexe. Le script de réponse du jury inclut donc la génération automatisée des fichiers en PDF et l’envoi du mail les contenant en pièce jointe. C’est plusieurs centaines de lignes de code à réviser et à maintenir chaque année pour s’assurer qu’il n’y ait aucun raté lors de l’envoi des réponses du jury.

À cela, il faut également rajouter qu’à chaque édition est réalisé un article pour annoncer la fin de la période d’inscription des stands ainsi qu’un second article analysant les résultats du jury des stands. Si les articles en eux-mêmes sont réalisés par l’équipe dirigeante, l’équipe Stands (qui a déjà fort à faire en cette période, vous l’aurez compris) doit également créer et transmettre les données nécessaires à la réalisation de tous les graphiques présents dans ces articles. Dans le cas de celui analysant les résultats du jury, nous faisons toujours en sorte de le publier juste avant l’envoi des mails de réponses du jury. Cela nous permet d’inclure dans le mail un lien vers l’article. Ainsi, les personnes recalées peuvent le consulter directement et avoir une meilleure compréhension de comment s’est déroulée la sélection.

Une fois n’est pas coutume, nous rappelons qu’une candidature recalée ne vaut en aucun cas comme une remise en cause des qualités de son art. Nous n’avons malheureusement pas une capacité d’accueil suffisante pour répondre à la demande.

Une fois les mails envoyés et les contrats signés et renvoyés par les stands, la phase d’inscription et de sélection des stands Créas est officiellement terminée !

Participations annexes

Depuis plusieurs éditions, nous cherchons toujours de nouveaux moyens de mettre en avant le talent et les productions des stands Créas présents à Jonetsu. De cette recherche sont nées plusieurs participations annexes facultatives développées plus bas.

Le challenge de ces participations est essentiellement d’obtenir une réponse de chaque stand, qu’elle soit positive ou négative, pour chaque participation, et ce le plus tôt possible. En effet, ces dernières sont nécessaires pour préparer le plan de communication sur les semaines précédant la tenue de l’évènement, ou bien demandent juste une certaine logistique à mettre en place et du temps. C’est donc parfois un jeu du chat et de la souris qui commence pour l’équipe Stands à l’intérieur de leur boîte mail.

Plaquettes de communication

À l’image de ce qui peut se faire dans les évènements japonais de type Comiket, nous proposons aux stands Créas de réaliser une plaquette présentant les produits qui seront vendus à la convention. Une fois réalisée, elle est partagée sur notre site Web ainsi que sur nos réseaux sociaux lors de l’annonce du stand. Bien entendu, cette opération est réalisée conjointement avec l’équipe Communication qui doit planifier chaque annonce de stands dès qu’une plaquette a été reçue par l’équipe Stands !

Pour réaliser cette plaquette, un fichier modèle est réalisé par les graphistes de l’association pour ensuite être utilisé par les stands. Pour ce faire, nous leur fournissons également un mode d’emploi détaillé de comment fonctionne ce fichier Photoshop. Modèle et mode d’emploi sont donc à actualiser pour chaque édition.

Galerie d’exposition des Colonnes

La salle des Colonnes où se trouve les stands Créas de Jonetsu abrite une charmante galerie d’exposition située dans une verrière et accessible depuis une rue piétonne adjacente à la salle. Lorsqu’elle peut-être réservée, nous proposons aux artistes des stands Créas d’y exposer certaines de leurs illustrations lors de la semaine précédant l’évènement.

Les impressions des illustrations ainsi transmises sont imprimées aux frais de la convention, installées et exposées dans cette galerie, sans oublier bien sûr de créditer les artistes à l’origine de ces œuvres !

Live Painting

Durant la convention, un stand de Live Painting est proposé aux artistes afin de faire une démonstration en direct de comment leurs créations numériques sont réalisées. Un ordinateur équipé d’une tablette graphique avec écran est ainsi mis à leur disposition durant toute la durée de l’évènement, ainsi que de multiples logiciels de graphisme.

Poulet Code

Derrière ce nom surprenant se trouve en réalité une activité toute simple : une chasse au trésor. Durant la convention, chaque stand participant reçoit un petit QR code imprimé sur un papier cartonné. Leur objectif est de dissimuler (pas trop non plus) ce carton sur leur stand. Ces QR codes, surnommés Poulet Code, sont disséminés sur une partie des stands Créas et différents lieux d’intérêt dans la convention.

Mais quel est le but du jeu pour le public ? Hé oui, car il s’agit d’un jeu ! Armé de son téléphone à la main, le public doit retrouver tous les Poulets Codes éparpillés dans la convention et les flasher. Une fois flashé, une question apparaît à laquelle il faut répondre juste. Une fois tous les codes trouvés et répondu correctement à toutes les questions, il ne reste plus qu’à valider votre parcours auprès du staff de la convention ! Si vous avez réussi, vous gagnez comme prix un snack ou une canette, ainsi que le goodie exclusif de cette édition !

Ce projet a vu le jour grâce à l’idée d’un membre de l’équipe Technique, qui a ensuite développé le projet en solo. Le but non dissimulé de ce jeu est de pousser les joueuses et joueurs à s’intéresser aux créations des artistes, auxquelles ils n’auraient peut-être pas prêté attention autrement. Les stands sont donc invités à dissimuler leur QR code au milieu de leurs prints, dans un de leurs fanzines, etc.

Gestion des stands Édition, Commerce et Restauration

Vous aurez sans doute remarqué que l’article s’étale beaucoup sur la gestion des stands Créas, mais jusque là assez peu sur les stands de type Édition, Commerce ou Restauration. La réponse est simple : la gestion de ces derniers est très similaire à celle des Créas, mais avec quelques étapes en moins !

Les candidatures de ce type de stands passent également par le formulaire d’inscription, ou bien viennent parfois nous démarcher directement dans nos boîtes mail. Une fois le dialogue établi avec ce contact, il s’agit pour l’équipe Stands de déterminer ce qu’il souhaite vendre sur la convention et la surface d’exposition qu’il désire. Si le contenu proposé nous intéresse et correspond aux valeurs et thématiques de la convention, nous réalisons alors ensemble un projet sur mesure pour leur stand. Leurs candidatures ne sont pas soumises au jugement du jury qui est réservé aux stands Créas. Le sort des stands Édition, Commerce et Restauration est laissé entre les mains de l’équipe Stands et des responsables de la convention de manière plus générale.

Selon l’interlocuteur, il est possible qu’il soit question de plus qu’un simple stand. Achat d’affichage promotionnel au sein de la convention, partenariat, concours sur les réseaux sociaux, organisation d’une conférence, etc. Le travail de l’équipe Stands est alors de transmettre les informations nécessaires aux autres équipes concernées, voire dans certains cas de mettre directement en relation les intervenants ou intervenantes avec l’équipe concernée. Il n’est donc pas rare que le contact privilégié d’un stand de type Édition, Commerce ou Restauration soit une personne issue d’une autre équipe que celle des stands.

Annonces des stands

Une fois une candidature sélectionnée, son contrat signé et le paiement pour son stand reçu, il reste une étape cruciale et commune à tous les types de stands : être annoncé sur le site Web et les réseaux sociaux de la convention.

Afin de renseigner les informations relatives aux différents stands sur le site Web, nous utilisons un outil maison nommé le Gestionnaire de convention. Celui-ci a été créé par l’équipe Technique et est développé plus en détails dans l’article la concernant.

Dans le cas d’un stand Créa, il faut commencer par rentrer dans la section « Personnes et entités » les données de chaque artiste membre du stand : leur pseudo, avatar, description et réseaux sociaux. Une fois ces entrées saisies, on peut se rendre dans la section « Exposants » pour y créer un stand. Il ne reste plus qu’à lui associer les entités des artistes créées plus tôt, indiquer le numéro du stand et, éventuellement, renseigner l’URL de la plaquette réalisée par le stand. Une fois le stand prêt à être annoncé, il suffit de passer son statut sur « Publié » dans le gestionnaire pour qu’il apparaisse sur le site Web.

Note inutile : Nous vous épargnerons dans cet article les détails relatifs aux différences entre un stand Créa de type Cercle ou de type Regroupement d’artistes et de ce que cela implique pour le remplissage du gestionnaire de convention. Il s’agit d’un arcane obscur, presque quantique et compliqué pour pas grand-chose, au final. Mais sachez que cela existe.

Angor, responsable stands depuis 4 ans + timeskip dû au Covid

Reste maintenant à préparer l’annonce sur les réseaux sociaux. Cette étape se déroule bien évidemment en étroite collaboration avec l’équipe Communication. La première étape consiste à centraliser dans un même fichier l’état d’avancement de l’annonce de chaque stand afin de déterminer un planning d’annonce des stands.

Par exemple, dans le cas d’un stand Créa, un stand ayant annoncé ne pas faire de plaquette de communication peut être rapidement annoncé. Dans le cas contraire, il faut que les deux équipes attendent que le stand fournisse sa plaquette pour pouvoir annoncer ledit stand. La tâche de l’équipe Stands est alors de relancer, si nécessaire, les stands dont le matériel est en attente ; celle de l’équipe Communication est d’arranger le plan de communication en permanence en fonction des éléments d’annonce reçus, que ce soit pour les stands, les conférences, les activités, etc. Reste ensuite à rédiger les textes d’annonce de chaque stand. Pour cela, l’équipe Stands fournit à la Communication soit des informations caractéristiques sur chaque artiste, soit elle rédige directement les annonces pour la Communication.

Une fois les éléments reçus, la rédaction faite, une date d’annonce planifiée et d’éventuels visuels réalisés, le stand peut enfin être annoncé par les canaux officiels de la convention.

Sur place : accueil, écoute et accompagnement

C’est enfin le jour J ! Les salles étant préparées et installées la veille de la convention, les stands doivent attendre le samedi matin pour pouvoir s’installer sur la convention. Dès 8 heures tapantes, l’équipe Stands se prépare à les accueillir sur place et se répartit les tâches pour une efficacité maximum. Le responsable de l’équipe reste à l’entrée afin d’accueillir chaque exposante et exposant et ainsi recenser les personnes déjà arrivées. Il leur remet tout le nécessaire pour la convention : un badge nominatif et un bracelet d’entrée dans la convention. Pendant ce temps, le reste de l’équipe guide chaque nouveau groupe jusqu’à l’emplacement de son stand, patrouillant le reste du temps dans la salle afin d’ignifuger les nappes (pour des raisons de sécurité) qui ne le sont pas et s’assurant du bon déroulement de l’installation des stands.

Une fois leurs stands installés, les exposantes et exposants peuvent se rendre dans un coin dédié pour profiter d’un petit déjeuner offert par la convention. Mais ce n’est pas tout puisque le repas du midi est également fourni dans la prestation ! En effet, lors des échanges qui ont lieu par mail en amont de la tenue de l’évènement, l’équipe Stands est mandatée par l’équipe Cuisine pour récupérer les choix de menu pour chaque stand parmi différentes propositions de plats, boissons et desserts que la convention propose. De cette manière, chaque stand se voit apporter ses menus dans un panier-repas nominatif à l’heure du déjeuner. Évidemment, l’équipe Stands aide à coordonner la livraison des paniers-repas pour les livreurs les moins familiers avec le plan de salle et retrousse ses manches pour les accompagner dans cette tâche.

Bien entendu, durant tout le reste de la convention, l’équipe reste vigilante à ce qu’il se passe autour des tables, est à l’écoute des personnes présentes sur les stands, s’enquiert de leur ressenti sur la journée et ne manque souvent pas de faire connaissance avec les artistes et les intervenants de maisons d’édition ou de commerces, voire de leur acheter quelques petites choses. Que voulez-vous, c’est tentant, après les avoir accompagné-e-s pendant plusieurs mois d’organisation ! 😋

Sur une note plus légère et atypique, l’équipe Stands gère parfois des demandes un peu incongrues.

Lors de Jonetsu 3.33, une exposante a demandé, via la partie « Remarques » du formulaire d’inscription, à ce qu’un staff vienne faire une danse lascive une fois par jour sur son stand. La responsable logistique de l’époque trouvait que l’idée était si bonne qu’il lui fallait une tenue appropriée. Cette tenue, un costume de poulet, est malheureusement arrivée trop tard. Cela dit, nous n’avons pas oublié.

Retours, aides et améliorations

Vous pensiez qu’une fois la convention terminée, l’équipe Stands avait enfin terminé son dur labeur ? Comme dit le dicton « Quand il n’y en a plus, il y en a encore ! ».

Vient maintenant une étape très importante : celle de l’amélioration de la convention. En effet, vous avez pu constater lors de votre lecture des différents articles de la vie de l’asso que l’organisation d’une convention est composée de très nombreuses tâches. Il est donc tout à fait humain qu’il y ait quelques ratés durant les préparatifs d’une édition. Si certaines erreurs peuvent sauter aux yeux des équipes, d’autres sont plus discrètes, voire ne sont pas visibles depuis notre côté de la barrière ; il nous faut alors avoir des retours de personnes extérieures à l’orga.

Les sondages sont pour nous un moyen très précieux de récolter différents retours concernant l’appréciation, ou non, des différents aspects de la convention. Nous pouvons ainsi dégager de ces réponses de nouvelles pistes d’amélioration à envisager pour les futures éditions. Si l’équipe Communication réalise déjà le sondage adressé sur place au public de la convention, elle prête également main-forte à l’équipe Stands pour créer le sondage qui sera adressé aux personnes ayant tenu un stand durant l’évènement.

Les retours des exposantes et exposants nous permettent ainsi de mettre en lumière certaines réussites de notre organisation ou, au contraire, des défauts sur lesquels il faudra se pencher. Certains de ces retours, notamment ceux issus de champs de remarques libres, sont particulièrement précieux car ils contiennent des suggestions venant directement des principaux intéressés. Si toutes ne sont pas applicables dans les faits, ou ne conviennent juste pas à nos lignes éditoriales, elles sont néanmoins source d’inspiration pour discerner et mieux comprendre les attentes de nos partenaires.

Ces sondages sont généralement envoyés aux stands ayant été présents à la convention dans la semaine suivant sa tenue. Il faut battre le fer tant qu’il est encore chaud !

Pour finir

Merci d’avoir pris la peine d’avoir lu cet article jusqu’ici ! Vous l’aurez compris, l’équipe Stands consiste en une machinerie complexe dans son fonctionnement pour un résultat visible relativement simple. Les artistes et autres partenaires avec lesquelles nous traitons au cours de cette convention sont au cœur de nos préoccupations. C’est la raison pour laquelle nous y portons autant de soin !

En espérant que ce petit tour d’horizon de cette équipe aura été plaisant et instructif. Il paraît que ça aussi, c’est un de nos axes préférés. 😋

Quoi, un mot de la fin ?
Euuuuh… Poulet ! 🐔