Nous faisons souvent des rappels billetterie vous disant de prendre des préventes, mais savez-vous quelles en sont les raisons ?
Cette page vous expliquera en quoi cela peut aider la convention et quels sont les enjeux derrière les préventes.
Si vous avez fait un tour sur notre page billetterie, vous n’êtes pas sans savoir que nos préventes ne proposent rien de particulier par rapport à la vente sur place, si ce n’est un peu plus de flexibilité sur son prix.
Une fois sur place, la personne dotée d’une prévente n’a pour principal avantage que le fait de ne pas s’attarder sur la billetterie et d’avoir une file qui avance un peu plus vite. Les portes s’ouvrent en même temps pour les préventes et pour les billets sur place.
Le public n’est donc pas énormément incité à prendre des préventes.
C’est un choix tout à fait conscient que nous avons fait, car nous ne voulons pas faire de gradation entre les personnes avec des pass VIP, billets platine ou autres.
Cependant ces préventes nous sont bien utiles, à nous autres organisateurs, et ce sur bien des aspects…
Avance de trésorerie
Le premier point sur lequel les préventes nous aident, c’est bien entendu pour nous permettre d’avoir un peu d’avance de trésorerie.
C’est quelque chose de très classique dans l’organisation d’un évènement : les flux du budget de financement de la convention font que la majorité de nos sorties d’argent se fait sur un temps assez court. L’argent des préventes nous permet de lisser un peu nos comptes de résultats et d’éviter d’emprunter aux membres de l’association de quoi nous permettre de tenir la convention sans passer dans le rouge.
Lors des premières éditions de Jonetsu, cette aide de prêt des membres était nécessaire à l’existence même de la convention, l’association n’ayant aucun capital pour supporter le moindre flux de trésorerie. Désormais, elle est surtout sollicitée pour nous permettre de faire des projets plus ambitieux, comme la venue d’invité japonais, l’avance de frais pour des projections, etc.
Prévisions et logistique
L’autre gros avantage, c’est de pouvoir mieux préparer la convention elle même.
En effet, les préventes peuvent nous donner une idée du nombre de visites que nous auront à la convention. Du même coup, cela permet de fluidifier certains aspects de la logistique.
Tout d’abord, sur le nombre de visites en lui-même : on observe toujours plus ou moins le même profil de vente de billets à l’approche de la convention. C’est un profil exponentiel, car la grande majorité des préventes sont écoulées dans les quelques jours qui précèdent l’évènement.
Nous nous en servons pour faire des prévisions (courbe en gris).
À partir des courbes de préventes, nous pouvons approcher le nombre total de visites et donc estimer nos besoins.
Le nombre de bracelets nécessaires à la tenue de la convention, et surtout le nombre de canettes, barres et repas que nous allons devoir distribuer sont déterminés ainsi. C’est donc très utile pour faire nos courses avant l’évènement.
Attractivité et visibilité
Enfin, faire valoir notre nombre de préventes peut également nous permettre d’attirer d’éventuels sponsors et partenaires. Cela peut nous permettre de pérenniser un peu plus la tenue de la convention et c’est donc tout aussi important pour nous que pour vous qui venez nous voir.
C’est notamment grâce à cela que nous pourrons peut-être trouver des lieux adaptés pour accueillir un bien plus grand nombre d’artistes, de maisons d’édition et de stands en tous genres.
Voilà pour ce petit tour d’horizon.
Si vous voulez prendre une prévente, notre billetterie en ligne est à votre disposition.